Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
Un plan de projet est conçu pour présenter le périmètre prévu d’un projet, faciliter la communication entre les parties prenantes et suivre les hypothèses et les décisions de planification. Il s’agit d’un document vivant qui peut inclure une liste des parties prenantes, un énoncé du périmètre, un calendrier du projet, des références de délais et de coûts, des plans de gestion de référence, un plan de communication, et il peut changer au cours d’un projet. Il est important de noter qu’un plan de projet n’est pas uniquement un calendrier de projet, bien que celui-ci soit un élément important du plan.
Vous devez toujours créer un plan de projet avant de commencer un nouveau projet. Commencez par ce que vous voulez obtenir du projet et divisez-le en actions à réaliser afin d’atteindre l’objectif. Ensuite, une fois que vous avez un plan de haut niveau de toutes les choses à accomplir, vous pouvez réfléchir au calendrier, au budget, aux ressources, etc.
Au minimum, un plan de projet doit répondre aux questions suivantes concernant le projet :
- Pourquoi ? - Pourquoi commencer ce projet ? Quel est le problème que ce projet traitera ou résoudra ?
- Quoi ? - Sur quoi travaillons-nous ? Quels sont les principaux livrables et objectifs ?
- Qui ? - Quelles seront les personnes impliquées dans le projet et quelles seront leurs responsabilités ?
- Quand ? - Quand le projet doit-il commencer et se terminer ? Quels sont les jalons ?
Ce qu’il faut inclure dans un plan de projet
Les plans de projet diffèrent, mais ils contiennent tous des informations similaires. Dans votre plan de projet, incluez une synthèse, les objectifs du projet, les jalons, les livrables, un calendrier prévisionnel, les risques potentiels et les détails budgétaires. Nous avons décrit ci-dessous certains sujets courants abordés dans un plan de projet :
Pour savoir comment créer votre propre plan de projet, consultez notre guide complet de la planification de projets.
- Synthèse : la synthèse doit résumer les informations contenues dans votre plan de projet sur une seule page pour faciliter la lecture.
- Objectifs du projet : définissez les objectifs finaux de votre projet et la façon dont vous mesurerez sa réussite.
- Public cible : identifiez le public cible de votre projet, ou les personnes qu’il impactera ou qui en utiliseront les résultats.
- Responsabilités clés : définissez les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe.
- Tâches et livrables clés : mettez en évidence les tâches et livrables les plus importants tout au long du projet, avec les échéances prévisionnelles.
- Ressources disponibles ou nécessaires : répertoriez les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet.
- Plan d’analyse et d’atténuation des risques : identifiez les risques et mettez un plan en place pour les gérer avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
- Jalons clés : identifiez les jalons clés que vous utiliserez pour mesurer l’avancement.
- Calendrier de projet proposé : créez un calendrier prévisionnel pour les tâches, les jalons et les livrables.
- Détails des coûts et du budget : créez un calendrier prévisionnel pour les tâches, les jalons et les livrables.
- Plans d’urgence : incluez des plans d’urgence pour les éléments du projet qui ne se déroulent pas comme prévu.
- Stratégies de communication : créez un plan de communication pour servir de référence tout au long du cycle de vie du projet.
- Stratégie d’évaluation : déterminez comment vous évaluerez les réussites et les échecs de votre projet.
Pour en savoir plus, consultez notre Guide de gestion de projet complet.
Quel est le but d’un plan de projet ?
Un plan de projet est l’un des ingrédients les plus importants pour un projet réussi. Il est utilisé pour décrire et communiquer les attentes, contrôler les plannings et la livraison, et mesurer et gérer les risques. En général, il sert de feuille de route pour toutes les personnes impliquées dans le projet.
Voici les quatre principaux avantages d’un plan de projet :
- Il améliore la communication : en exposant l’ensemble de votre plan aux yeux de tous, les parties prenantes peuvent formuler un retour dès le début du processus pour confirmer si les choses vont dans la bonne direction. Un plan de projet permet également de faciliter la gestion des attentes en vous permettant de mettre à jour les jalons et les échéances au fur et à mesure que le projet avance.
- Il augmente la transparence : grâce au plan de projet, les parties prenantes et les membres de l’équipe savent exactement où chercher des informations à chaque étape du projet. Les attentes et le calendrier du projet sont clairement définis, de sorte que chacun est bien au courant des priorités et des objectifs.
- Il améliore l’organisation : de nombreux projets comportent des dizaines de tâches, d’interdépendances et de jalons, et il peut être difficile de suivre la progression de l’ensemble. Un plan de projet vous permet de réfléchir au délai de chaque activité et à son impact sur le reste du projet. Vous savez toujours combien de temps passer sur chaque tâche et le nombre de choses que vous pouvez accomplir dans le même temps.
Le processus de planification de projet
Le processus de planification d’un projet consiste à cartographier en détail votre projet du début à la fin. Déterminez vos objectifs, proposez un calendrier pour les livrables clés, créez une projection budgétaire et évaluez les risques avant de lancer votre projet.
- Concept et initiation : commencez par déterminer le concept global de votre projet et la façon dont vous prévoyez de le mener à bien.
- Création d’une feuille de route : dans cette phase, déterminez un calendrier approximatif des tâches nécessaires à la réalisation de votre projet.
- Liste des livrables : chaque projet doit avoir des livrables spécifiques, que vous devez identifier au début de votre phase de planification, afin que tous les membres de l’équipe sachent de ce qui est attendu d’eux.
- Identification des jalons du projet : définissez des moments spécifiques du projet comme étant les jalons clés. Ces jalons peuvent comprendre l’accomplissement de certaines tâches, l’atteinte d’une cible budgétaire, ou la constitution d’une équipe.
- Création de budget : créer un budget prédéterminé est l’une des parties les plus importantes d’un plan de projet. Vous devez respecter ce budget au fur et à mesure que votre projet avance. De cette façon, vous pouvez allouer des ressources et des budgets spécifiques à certaines tâches, sans dépasser les prévisions de dépenses.
- Identification des membres de l’équipe : comme pour tout projet, vous devez constituer une équipe pour mettre en œuvre le projet. Travaillez avec d’autres personnes pour cibler les collaborateurs spécifiques qui seront les plus utiles pour mener à bien le projet.
- Évaluation des risques : vous devez identifier tous les risques ou menaces pour votre projet, y compris ceux qui pourraient causer des problèmes budgétaires, des retards de projet, etc. Répertoriez tous ces risques et détaillez la façon dont vous prévoyez de contenir les problèmes s’ils surviennent.
- Communication de projet : une fois que vous avez décrit les éléments clés de votre projet, vous devez communiquer ces plans et objectifs à l’équipe supérieure, y compris les parties prenantes clés et toutes les parties externes. Développez un moyen de communiquer correctement et efficacement les plans de projet à chacun d’entre eux.
- Lancement de projet : à ce stade, votre projet doit être prêt à lancer. Assurez-vous que vous avez bien pris en compte tous les éléments de base et décrit tous les détails avant de commencer. Ensuite, vous pouvez commencer.
